Der Dienstweg gepflastert mit Mails …

Jetzt weiß ich was mit Mails bei der Stadt Essen passiert – zumindest bei denen vom Ordnungsamt. Aber jetzt noch mal zurück auf Anfang!

Die Mail ans Ordnungsamt

Am 27.2.2011 waren wir in einem Restaurant in Essen Werden in dem das Nichtraucherschutzgesetz mal wieder mit Füßen getreten wurde und die Angestellten gleich noch mit qualmten. Ich nutze diesen Anlass eine Mail ans Ordnungsamt der Stadt Essen zu schicken, sollen die dem Chef das noch mal erklären – war ja nicht meine Aufgabe.

Nach dem Absenden meiner Mail war Funkstille. Keine Eingangsbestätigung, keine Rückmeldung – gar nichts.

Die Nachfrage beim Ordnungsamt

Nach knapp zwei Monaten erinnerte ich mich wieder an meine Mail an das Ordnungsamt. Ich dachte, die staubt da sicher noch so vor sich hin – könnte aber eigentlich mal bearbeitet werden. Also schrieb ich auf meine charmante Art und Weise eine kurze Mail samt Weiterleitung der ursprünglichen Mail an das Ordnungsamt.

Sehr geehrte Damen und Herren,

vor zwei Monaten habe ich mir die Mühe gemacht und Ihnen eine Email geschickt. Als Bürger und Steuerzahler nutze ich einen von Ihnen auf der Webseite angebotenen Informationskanal und würde mich zumindest über eine Eingangsbestätigung oder kurze Rückmeldung freuen.

Ohne Rückmeldung weiß ich nicht, ob …

… die Mail angekommen ist.
… die Mail gelesen worden ist.
… sich meine Mühe gelohnt hat.
… es überhaupt an der richtigen Stelle angekommen ist.
… sich jemand drum kümmert.
… ich richtig gehandelt habe.

Wenn keine Kommunikation mit dem Bürger gewünscht ist, dann sollte dieses auch deutlich gekennzeichnet werden.

Mit freundlichen Grüßen

Christian Hans

(Weiterleitung …)

Das war am 26.04.2011 …

Die Antwort vom Ordnungsamt

… am 27.04.2011 – nicht mal 24 Stunden später – klingelte es in meinem Postfach! Ich muss sagen, dass ich damit nicht gerechnet hätte …

Sehr geehrter Herr Hans,

zu meinem Bedauern muss ich Ihnen mitteilen, dass Ihre Beschwerde über die Gaststätte (…) vom 27.02.2011 auf dem Dienstweg verloren gegangen ist und daher nicht bearbeitet wurde.

Der Betreiber der Gaststätte wird aber nun auf die gesetzlichen Bestimmungen des NiSchG hingewiesen und ermahnt, den Betrieb so zu führen, dass die Vorgaben des Gesetzes eingehalten werden.

Zudem werde ich den Außendienst des Ordnungsamtes beauftragen den Betrieb zu überprüfen.

Mit freundlichen Grüssen

Ich musste diese Mail mehrfach lesen, aber der Teil mit auf dem Dienstweg verloren gegangen macht mich ein wenig stutzig.

Was passiert mit Mails an die Stadt Essen?

Ich stelle mir das so vor …

Am Anfang war der Brief: der Bürger schickte ein Brief an die Stadt Essen und dieser wurde von Abteilung zu Abteilung weitergereicht, bis sich jemand fand, der es bearbeiten wollte und konnte.

Dann kam das Telefon: das Telefon klingelte, irgendwann erbarmte sich ein Mitarbeiter der Stadt Essen und nahm den Hörer ab und notierte das Anliegen auf einen Zettel. Der Zettel wurde nun von Abteilung zu Abteilung weitergereicht bis sich jemand fand, der es bearbeiten wollte und konnte.

Dann kam das Fax: das Fax klingelte, es kam Papier mit dem Anliegen raus, welches in ein Korb fiel mit ganz vielen anderen Faxen. Irgendwann erbarmte sich ein Mitarbeiter der Stadt Essen und nahm das Fax aus der Ablage. Das Fax wurde nun von Abteilung zu Abteilung weitergereicht bis sich jemand fand, der es bearbeiten wollte und konnte.

Dann kam die Mail: Der Mailclient mit dem Sammelpostfach machte „Sie haben Post“, das machte er ein paar Mal am Tag bis sich irgendwann ein Mitarbeiter erbarmte und die Mail ausdruckte. Die ausgedruckte Mail wurde nun von Abteilung zu Abteilung weitergereicht bis sich jemand fand, der es bearbeiten wollte und konnte.

Wo ist jetzt dieser Dienstweg?

Jetzt kommt also meine Mail am 27.2.2011 bei der Stadt Essen im Postfach des Ordnungsamtes an – gehen wir mal davon aus, dass dem so ist. Am darauffolgenden Montag oder Dienstag wird dann einer der eifrigen Mitarbeiter diese Mail aufgerufen haben und diese – vermutlich ausgedruckt haben und unwiederbringlich gelöscht haben. Sonst hätte man sie ja – im Falle eines tragischen Verlustes auf dem Dienstweg – einfach nochmals ausdrucken können. Vielleicht ist der Vorgang des Ausdruckens auch automatisiert und die Mitarbeiter denken einfach, dass das ein Fax sei?

Hier beginnt nun wohl der Dienstweg: Mitarbeiter A. nimmt meine Mail und macht einen Posteingangsstempel drauf und legt es in das Postkörbchen von Mitarbeiter B.

Jetzt beginnt die kritische Phase, da wir uns in der Woche vor Karneval befinden und hier und da immer mal wieder Konfetti benötigt wird.

Mitarbeiter B. nimmt zwei Wochen später die Mail – inzwischen leicht verblichen auf dem Öko-Papier – zu sich auf den Schreibtisch und … ach erstmal eine rauchen … springt auf und verschwindet durchs Foyer vor das Rathaus … durch ein unglücklichen Zufall, vielleicht ein rasch vorbei laufender Kollege auf dem Weg zur Kantine, wurde nun die Mail vom Schreibtisch direkt in das Altpapier (zu den anderen Mails) geweht und wurde nie wieder gesehen.

So oder so ähnlich stelle ich mir dieses auf dem Dienstweg verloren gegangen vor. Wo ich gerade diesen Artikel schreibe … kommt Amtsschimmel eigentlich von den weißen Pferden oder von Schimmelpilz?

Bild "Rohrpost" von flickr andreas_fischler, 
Bild "Dienstweg" von flickr frollein2007 unter cc-by-name